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规章制度

档案管理制度(试行)

发布日期:2013-02-04字号调整14px浏览次数(3355)
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档案管理制度(试行)
一、档案库房管理
1.非本室人员,未经允许不准进入库房。
2.经常检查库房,定期清点、核实库存档案,检查档案褪变破损情况,发现问题及时解决。

3保持库房整洁,库内不得吸烟,不得放置杂物。

4.按照防火、防尘、防盗、防潮、防光、防虫鼠等要求,采取室内适时通风,控制、调节库房温湿度,严禁易燃、易爆品带入库房,设置窗帘,配备灭火机、防盗设施,安放防蛀药物等措施。
5.库房档案分类存放,排列整齐美观,密集柜编号并标明保存档案类别、年代。
二、档案利用查阅
1.凡本单位工作人员,因工作需要,除秘密文件材料外,一般均可到档案室查阅档案。
2.利用档案必须办理登记手续。如需摘录材料作证明的,需经档案员核对无误,盖章后方能生效,并向档案员反馈利用效果。
3.本院综合档案室存入档案主要供本院利用,外单位利用档案须持介绍信,经办公室负责人批准后方可查阅。
4.利用档案原则上只能在档案室内查阅,不得外借。如有特殊情况,须经分管领导或档案员批准,办理借阅登记手续后方可借阅。借阅须及时归还。
5.查阅、摘录和复制尚未开放的档案,需经档案部门负责人批准。涉及未公开的技术问题,需经有关部门负责人批准,查阅绝密档案须经分管领导批准。
6.利用档案者必须自觉爱护档案,不得涂改、圈划、损耗、污染档案。查阅档案请勿吸烟、喝茶。
三、档案保密
1.认真执行《保密法》,遵守国家保密制度和保密纪律,维护档案的完整和安全。
2.凡涉及党和国家机密、专利的档案,不得对外开放。
3.档案人员加强自身修养,忠于职守,不准盗窃、出卖秘密和口头泄密。对造成泄密事件的责任者,及时上报,按有关规定,严肃处理。
4.利用档案者要遵守保密规定,除需要查阅的内容,其它档案不得随意翻阅。
5.查阅绝密档案,须经单位分管领导批准。机密、秘密级档案仅限本院内部查阅。
四、档案鉴定销毁
1.对本单位形成的材料,应遵照各类档案的归档范围和实际有无保存价值进行认真鉴定。档案鉴定标准按国家档案局编制的《文书档案管理期限表》及《河南省档案管理条例》规定执行。
2.对各种档案的鉴定工作,由鉴定小组负责,必要时也可由上级档案部门人员参加。
3.销毁档案必须严格把握,慎重从事。根据保管期限规定,经鉴定确认无保存价值的档案文件材料,由档案管理人员编造销毁清册,交鉴定小组审定,报院领导审批后,指定专人监督销毁,报上级部门备案。销毁时应在指定地点,须有二人以上监督,监督人员在清册上签字,销毁清册立卷归档。
五、档案归档
1.本院档案的归档工作,是按照《河南省人民医院档案管理制度》和《河南省人民医院文件材料归档与不归档范围》,对各处、科室工作中形成的文件材料进行收集、整理,集中到院综合档案室实行统一管理。
2.本年度办理完毕的文件材料,由各处、科室兼职档案员负责立卷,要求在次年第一季度末交综合档案室归档,集中管理。科室和个人不得私自保存,以保证档案的完整与安全。会计档案可在财务处保留一年,期满后由财务部门编造清册,按档案要求,负责整理组卷,交综合档案室归档。基建项目竣工验收合格,交付使用后,由基建部门按档案要求立卷,交综合档案室归档。设备安装验收合格,正常运行后即归档。科研项目档案在鉴定结束后,将材料交课题负责人整理立卷,组成保管单位,及时交综合档案室归档。
3.归档的文件材料要求齐全、完整,遵循文件自然形成规律,按《河南省人民医院档案实体分类、立卷、编号、排列规则》分类、立卷。分类要求准确,能反映本院工作活动的基本面貌,便于保管和利用。
4.归档文件的案卷要求有确切简明的案卷题名,要根据《河南省人民医院档案保管期限表》确立保管期限,卷内文件应按一定次序排列,并逐页编号,填好“卷内目录”和“卷内备考表”。
5.归档文件材料要求是原件、底稿和复印件一并归档,纸张质量和规格符合要求,书写要求使用碳素墨水、蓝黑墨水等符合档案要求的耐久字迹材料,不6.归档的材料必须经形成部门的负责人审定,并在卷末备考表检查人一栏上签字。
   

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